【新型コロナ対応】自治会等が開催する総会について

新型コロナウイルス感染症の影響により、自治会をはじめ、各種団体の行事や会合等の開催にあたっては、様々な感染防止対策を講じていただいていることと存じます。

3つの密「密閉・密集・密接」を避け、多くの方が集まらずに総会を開催する方法として、「書面表決」や「委任状の活用」により議決する方法があります。

つきましては、書面表決や委任状を活用した総会の開催方法について、ご案内しますので、各自治会の状況に応じて、ご活用ください。  

総会に出席せずに、書面で議案に対して「賛成・反対」の意思表示や意見を伝える方法

総会に出席する（班長などの）会員の人を自分の代理人を定め、権限を委任する方法 （注意）書面表決書による方法、委任状による方法、どちらも、表決をする最小数の人数 （最低3人以上）は必要となります。

＜書面表決の流れ＞

（1）「総会の開催について」、「議案」、「書面表決書」を自治会会員に配布する。
（2）会員から「書面表決書」を提出してもらう。
（3）総会を開催する。（提出された書面表決書数を出席者数、議案の表決に加える）
（4）総会の結果を回覧等で会員に報告する。

＜委任状による開催の流れ＞

（1）「総会の開催について」、「委任状」を自治会会員に配布する。（議案は当日配布でも可）
（2）会員から「委任状」を提出してもらう。
（3）総会を開催する。（提出された委任状数を出席者数、議案の表決に加える）

（1）体調の悪い方や基礎疾患のある方等は、出席を控えましょう。
（2）不織布マスクの着用や手洗い、手指消毒等の基本的な感染防止対策を徹底しましょう。
（3）会議室等の換気を十分に行いましょう。
（4）多くの方が密集しないようにしましょう。
（5）多くの方が手を触れる場所等は、消毒を定期的に行いましょう。

参考までに、書面表決に関する書類の記載例および様式（ワード）を掲載します。