【新型コロナ対応】自治会等が開催する総会について

更新日:2021年05月31日

【新型コロナウイルス対応】自治会等が開催する総会について

新型コロナウイルス感染症の影響により、自治会をはじめ、各種団体の行事や会合等の開催にあたっては、様々な感染防止対策を講じていただいていることと存じます。

3つの密「密閉・密集・密接」を避け、多くの方が集まらずに総会を開催する方法として、「書面表決」や「委任状の活用」により議決する方法があります。

つきましては、書面表決や委任状を活用した総会の開催方法について、ご案内しますので、各自治会の状況に応じて、ご活用ください。  

総会の開催方法

1 書面表決書による方法

総会に出席せずに、書面で議案に対して「賛成・反対」の意思表示や意見を伝える方法

2 委任状による方法

総会に出席する(班長などの)会員の人を自分の代理人を定め、権限を委任する方法 (注意)書面表決書による方法、委任状による方法、どちらも、表決をする最小数の人数 (最低3人以上)は必要となります。

1 書面表決書による方法

<書面表決の流れ>

(1)「総会の開催について」、「議案」、「書面表決書」を自治会会員に配布する。 (2)会員から「書面表決書」を提出してもらう。 (3)総会を開催する。(提出された書面表決書数を出席者数、議案の表決に加える) (4)総会の結果を回覧等で会員に報告する。

2 委任状による方法

<委任状による開催の流れ>

(1)「総会の開催について」、「委任状」を自治会会員に配布する。(議案は当日配布でも可) (2)会員から「委任状」を提出してもらう。 (3)総会を開催する。(提出された委任状数を出席者数、議案の表決に加える)

3 総会、書面表決の集計には、感染予防対策をお願いします。

(1)体調の悪い方や基礎疾患のある方等は、出席を控えましょう。 (2)出席者は、咳エチケットや手洗い等を実践しましょう。 (3)会議室等の換気を十分に行いましょう。 (4)多くの方が密集しないようにしましょう。 (5)多くの方が手を触れる場所等は、消毒を定期的に行いましょう。

参考までに、書面表決に関する書類の記載例および様式(ワード)を掲載します。

この記事に関するお問い合わせ先

協働まちづくり課コミュニティ推進室

〒437-8666
静岡県袋井市新屋1-1-1
電話:0538-44-3107
メールアドレス:shimin-kyodo@city.fukuroi.shizuoka.jp
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