Vol.01 地元密着型の自動車販売社が取り組んだ月20時間分の業務削減

これまでの業務について教えてください。

これまで車両や顧客などの情報は主に紙で行っていました。
紙での管理は、記入や保管が簡単な一方で、手書きは、書類作成に時間が掛かり書き間違えによる作り直しがありました。また購入情報や整備情報、車検情報など、別々の書類をつづったファイルの中から情報を探すことに時間が掛かっていました。顧客数や取扱商品の数が増えるにつれ、これらの時間が増えていき、事務の時間を削減することが課題でした。そういったとき 取引先 から紹介されて今回のデジタルツール（JOCAR）を知りました。

導入する際に、悩んだり迷ったりはしませんでしたか？

顧客管理を効率化するにあたって、色々な製品がありとても悩みました。特に、これまで紙で管理していたものをデジタルにすることで、仕事の形が変わることが不安の種で・・・便利になるのは分かるのですが、自分たちがその変化についていけるか、使い続けることができるか、など色々考えてしまいました。
こういった不安がありましたが、導入の決め手はソフトウェア販売店に操作方法などを相談できるという、「相談体制」でした。分からないことがあったら、気軽に聞くことができ、だんだんと慣れていくことができました。こういった気軽に相談できるというのは、本当にありがたかったです。

導入をされてよかったと思うことを教えてください。

ソフトウェアによる検索により、顧客情報を探す手間がこれまでと比べ劇的に短縮され約3分の1になりました。また、リアルタイムでの共有ができる業務の進捗状況の把握や共有が簡単になり、進捗情報も分かるので顧客情報のみならず従業員の業務の管理もしやすくなりました。
クラウド型にしたのは「災害への備え」も狙ってのことでした。これまで、顧客情報を紙帳簿と一部外付けハードディスクで保管していました。令和4年9月の豪雨によって店舗が浸水してしまったときには、もうダメかなぁ・・・とあきらめましたが、幸いにも紙帳簿やデータには大きな被害はありませんでした。我々販売業にとって顧客（車両）情報は命です。それをデータ化することでクラウド保存ができるようになったことから、事業の継続性という点でもメリットがあったと感じています。
また、クラウド型の利点としてリアルタイムの共有ができるので、出先でお客様の情報を知りたいといったときも、会社に戻ることなくスマートフォンやタブレットで確認でき、お客様にスピーディーな対応が可能になりました。
情報の共有が簡単にできるようになったことで、地元密着の事業者ならではのきめ細やかなサービスがスピード感を持ってでき、多くのお客様にご満足いただけていると感じます。

デジタル化を活用して様々な業務が省力化されたり新しい活用方法が生まれてきましたね。今後事業をどのように展開されていきたいですか？

やはり、地域のお客様へ還元する時間をもっと作り出したいですね。当社は創業当初、4輪車の取り扱いからスタートしました。地域のお客様のニーズを聴きながら、バイクを取り扱うようになり、4輪車を取り扱っていたころよりも多くのお客様との繋がりが増え、やりがいを感じています。最近では、高齢者の益々の増加と免許の返納への対策をにらみセニアカーの取り扱いを始めました。
当社は自転車を扱っておりませんが、ときどき地域のお客様が自転車も取り扱っていると勘違いされて来店されます。「誠親ならタイヤの付いているものなら何でもできる」というイメージが地域に伝わってきているのだと感じています。
時代によって多様化する地域の期待に応え、誠心誠意、親心を持って地域のお客様をこれからも大切にしていくためにも、デジタル化による業務の効率化を今後も考えていきたいです。